做好客戶開(kāi)發(fā)，首先要會(huì)寫(xiě)開(kāi)發(fā)信

2015-02-10    分類： 網(wǎng)站建設(shè)

外貿(mào)開(kāi)發(fā)信就是外貿(mào)業(yè)務(wù)員把自己公司的產(chǎn)品、服務(wù)、優(yōu)勢(shì)等通過(guò)郵件、信函發(fā)送給潛在的國(guó)外客戶，希望建立合作關(guān)系，共同發(fā)展，潛在的國(guó)外客戶收到郵件、信函后，如有意向，則會(huì)與外貿(mào)業(yè)務(wù)員進(jìn)行進(jìn)一步的溝通、談判，最終確立購(gòu)買合同。
做好客戶開(kāi)發(fā)，首先要會(huì)寫(xiě)開(kāi)發(fā)信
郵件寫(xiě)法
明確的主題
一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒(méi)興趣去打開(kāi)陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過(guò)主題去點(diǎn)開(kāi)郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒(méi)有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。
使用最最簡(jiǎn)單的詞匯和句子。
需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡(jiǎn)單的詞匯來(lái)表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單;，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語(yǔ)，能用一句話寫(xiě)清楚的，絕對(duì)不寫(xiě)兩句。誰(shuí)能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的！
多使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。
我們明天會(huì)寄你樣品。中國(guó)人喜歡說(shuō)We'll send you the samples tomorrow. 這句話沒(méi)錯(cuò)，語(yǔ)法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說(shuō)。他們通常會(huì)這樣寫(xiě)：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，人稱就沒(méi)有了。
語(yǔ)氣要緩和。
其實(shí)郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對(duì)面的交談或者電話溝通是完全不一樣的?？匆痪湓扨ls give me reply today.” 這句話如果面對(duì)面講，客人不會(huì)覺(jué)得有什么問(wèn)題，會(huì)很高興說(shuō)ok，或者no problem；如果電話里說(shuō)，也不會(huì)有大問(wèn)題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點(diǎn)點(diǎn)呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問(wèn)句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么？
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來(lái)往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。
郵件忌諱
忌長(zhǎng)篇大論介紹。
寫(xiě)公司介紹要看具體情況。如果公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫(xiě)，但是最好一筆帶過(guò)就可以了。可以這樣寫(xiě)：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過(guò)來(lái)問(wèn)你各種問(wèn)題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長(zhǎng)篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。
不可過(guò)長(zhǎng)
客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語(yǔ)表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看？而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來(lái)處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
不要使用奇奇怪怪的字體。
很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實(shí)一眼看上去會(huì)讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫(xiě)email的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫(xiě)來(lái)寫(xiě)郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。
一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。
一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫(xiě)，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個(gè)客人的郵件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND .
Thanks.
Rio
這就很明顯了，客人用大寫(xiě)的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡(jiǎn)單，你不太容易忽視，但是如果一封很長(zhǎng)的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。
不要說(shuō)一些毫無(wú)意義的話。
比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問(wèn)句排行榜第一名。如果客人說(shuō)No，你怎么回復(fù)？那就沒(méi)下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。
但是這句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說(shuō)是或者否。
開(kāi)發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰(shuí)，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
盡可能不使用附件和圖片。
附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國(guó)外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。
只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。
第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。
不要插入U(xiǎn)RL鏈接。
很多朋友在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候，總是會(huì)在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫(xiě)郵件的時(shí)候插入這些就沒(méi)問(wèn)題了。
寫(xiě)作技巧
客戶分析
要對(duì)客戶進(jìn)行認(rèn)真的分析以后再寫(xiě)開(kāi)發(fā)信，切忌在沒(méi)有分析客戶類別、沒(méi)有清楚客戶需求的情況下就盲目地寫(xiě)開(kāi)發(fā)信，寫(xiě)開(kāi)發(fā)信要有針對(duì)性。盲目地寫(xiě)開(kāi)發(fā)信就像大海撈針一樣，收效甚微。在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信前一定要弄清產(chǎn)品是不是正是客戶需要的，客戶的規(guī)模是怎樣的等。要結(jié)合自己的產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，分析客戶情況，挑選出可能適合自己的客戶群，有針對(duì)性地發(fā)郵件，哪怕一天只發(fā)十幾封，甚至是幾封，效果都要好過(guò)沒(méi)有針對(duì)性地發(fā)上幾百封。
注意時(shí)差
寫(xiě)開(kāi)發(fā)信時(shí)最好計(jì)算好中國(guó)與客戶的時(shí)差，在客戶上班或即將上班的時(shí)候發(fā)，這樣客戶讀到開(kāi)發(fā)信并回復(fù)的概率就大大提高了。
如何介紹自己公司
開(kāi)發(fā)信不宜過(guò)長(zhǎng)，重點(diǎn)介紹自己的產(chǎn)品。在信的結(jié)尾寫(xiě)上自己的公司名字、標(biāo)志和網(wǎng)站網(wǎng)址，讓客戶覺(jué)得我們就是一家真實(shí)存在的有誠(chéng)信的公司。
標(biāo)題內(nèi)容中加客人的名字
一般來(lái)說(shuō)，寫(xiě)外貿(mào)開(kāi)發(fā)信應(yīng)該盡量用到對(duì)方的名字，使得開(kāi)發(fā)信更加人性化和個(gè)性化。一般建議在標(biāo)題上直接寫(xiě)上客戶的名字，比如可以有以下簡(jiǎn)單原始的模式：客戶名字+產(chǎn)品名稱；或者是：客戶名字+產(chǎn)品名稱+MADE IN CHINA;又或者是：客戶名字+我們是生產(chǎn)產(chǎn)品名;的生產(chǎn)商；客戶名字+假定式開(kāi)發(fā)信標(biāo)題，客人名字+疑問(wèn)式開(kāi)發(fā)信標(biāo)題。
如何在開(kāi)發(fā)信里突出自己
就算挖空心思想也得想出自己的優(yōu)勢(shì)來(lái)。我以前也是在很小的貿(mào)易公司做sales，沒(méi)有產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，沒(méi)有供應(yīng)商優(yōu)勢(shì)，沒(méi)機(jī)會(huì)去展會(huì)，一開(kāi)始連B2B都沒(méi)有，唯一的辦法就是google和歐洲的yellow page啊。
我當(dāng)時(shí)想出來(lái)的優(yōu)勢(shì)有這么幾個(gè)：
第一，我能在第一時(shí)間回復(fù)客人；
第二，我能一次性給全所有信息，包括產(chǎn)品信息和包裝資料，價(jià)格，裝箱量，起訂量，裝柜數(shù)，裝運(yùn)港，以及計(jì)算運(yùn)費(fèi)等等，只要客人一封詢價(jià)email就能得到完整回復(fù)；
第三，我能提供免費(fèi)樣品；
第四，我能提供免費(fèi)樣本；
還有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的優(yōu)勢(shì)所在的。
看你有沒(méi)有花心思和動(dòng)腦筋了。銷售的精髓就是差異化營(yíng)銷！Evian礦泉水為什么賣9塊多一小瓶？那是因?yàn)樗牟町惢驮谟谒乃鲎苑▏?guó)alpes山，純凈無(wú)污染，從生產(chǎn)到最后裝瓶沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何一個(gè)人的手指，這就是它能做到，而別人做不到的，就是它的賣點(diǎn)！所以他就能賣高價(jià)，拉開(kāi)價(jià)格差距。
模板套用
開(kāi)發(fā)信寫(xiě)得好壞，很多時(shí)候直接關(guān)系到回復(fù)率。因?yàn)樘嗯笥讯贾皇亲约簩?xiě)一個(gè)模板，或者網(wǎng)上抄個(gè)模板，就一個(gè)一個(gè)漫天亂發(fā)，結(jié)果幾乎都是石沉大海，就是因?yàn)槿鄙籴槍?duì)性，而且函電書(shū)和網(wǎng)上很多內(nèi)容都有點(diǎn)過(guò)時(shí)了。
只有讓客人覺(jué)得，你是一個(gè)認(rèn)真的人，而且從你的郵件里一眼就能覺(jué)得你的專業(yè)和與眾不同?？腿藢?duì)你第一印象好了，將來(lái)的合作希望就是存在的呢！
寫(xiě)作準(zhǔn)備
搜尋客戶信息
外貿(mào)開(kāi)發(fā)信，即是通過(guò)郵件的形式將產(chǎn)品及企業(yè)信息發(fā)送到潛在客戶郵箱，從而達(dá)成合作意向，收獲訂單，發(fā)展業(yè)務(wù)！但在實(shí)施過(guò)程中，許多的企業(yè)或個(gè)人發(fā)現(xiàn)，搜尋大量的客戶信息及企業(yè)郵箱地址讓人苦惱不已！不僅工程浩大，而且效率低下，但又不得不做。有鑒于此，
確認(rèn)客戶信息
中國(guó)作為全球垃圾郵件的重大來(lái)源地，因此在郵件的發(fā)送數(shù)量以及退信數(shù)量上，每個(gè)郵件運(yùn)營(yíng)商都有著嚴(yán)格的規(guī)定與限制！那么，怎樣在有限的發(fā)信量上提升效率，盡可能的減少退信數(shù)量呢？郵件退信，除了對(duì)方服務(wù)器限制，網(wǎng)絡(luò)連接等不可控的情況，大多數(shù)的退信是由于我們的目標(biāo)郵件地址不正確造成的！
主體內(nèi)容
1)不長(zhǎng)篇大論的介紹公司或工廠；
2)不炫耀英文水平；
3)不插入超鏈接或圖片；
4)不說(shuō)毫無(wú)意義的廢話；
5)少說(shuō)從哪里得到客人聯(lián)系方式；
6)少用第一人稱；
7)少用書(shū)面語(yǔ)；
8)少用中國(guó)式英語(yǔ)。
外貿(mào)函電的精髓就是，簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單;。
再補(bǔ)充幾句：好的開(kāi)發(fā)信肯定是必要的，但是當(dāng)大家有一封好的開(kāi)發(fā)信寫(xiě)給采購(gòu)商后，大家請(qǐng)別忘記要進(jìn)行跟蹤。目前效果最直接的跟蹤客戶的方式就是打電話跟蹤。
優(yōu)勢(shì)
外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的大優(yōu)勢(shì)在于，可以大限度地降低公司開(kāi)發(fā)國(guó)外客戶的成本，僅需外貿(mào)業(yè)務(wù)員，一臺(tái)電腦，網(wǎng)絡(luò)，借助于搜索引擎即可完成。甚至可以沒(méi)有開(kāi)通國(guó)際長(zhǎng)途的電話，因此，作為一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員，即使沒(méi)有非常流利的外語(yǔ)口語(yǔ)功底，也可以完成外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的工作。
弊端
因外貿(mào)開(kāi)發(fā)信僅僅借助于郵件、信函完成，因此可能因?yàn)閲?guó)外客戶的郵箱地址不正確等各種原因而被拒收，也可能因?yàn)闊o(wú)法通過(guò)國(guó)際長(zhǎng)途催促客戶回復(fù)郵件而只能被動(dòng)地等客戶回復(fù)郵件，等各種原因，而錯(cuò)失與國(guó)外客戶確立合作關(guān)系的機(jī)會(huì)。
范例
Hi Sir,
Glad to hear that you're on the market for fiberglass. We specialize in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch chopped strand mat, with good quality and pretty competitive price.
一開(kāi)始開(kāi)門(mén)見(jiàn)山指出，很高興獲悉您對(duì)某某產(chǎn)品感興趣，我們專業(yè)生產(chǎn)這類產(chǎn)品多年，優(yōu)勢(shì)在于什么地方，質(zhì)量好，價(jià)格相當(dāng)有競(jìng)爭(zhēng)力。這樣就已經(jīng)把要表達(dá)的意思表達(dá)出來(lái)了。
Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!
第二段就是兩句話，有問(wèn)題隨時(shí)聯(lián)系我，免費(fèi)樣品隨時(shí)會(huì)寄來(lái)供您測(cè)試！既表達(dá)了你想要合作的愿望，又表示了自己的誠(chéng)意，只要您有需要，我們隨時(shí)為您服務(wù)。這樣寫(xiě)的就給人感覺(jué)不卑不亢，既沒(méi)有顯得很拽，也沒(méi)有在老外面前矮一截。大家是平等的關(guān)系，本來(lái)就是相互的合作，找機(jī)會(huì)爭(zhēng)取雙贏。這點(diǎn)反而會(huì)讓西方人比較贊賞。
Tks & br,
Jack
**** company (這里留下公司名、電話、傳真、郵件就可以了，正文就可以寫(xiě)的很簡(jiǎn)單)
Tel: ***
Fax: ***
Mail: ***
Website: **** (如果要在里面加上網(wǎng)頁(yè)鏈接，請(qǐng)放在簽名里，不要放正文，讓人感覺(jué)更像搞推銷的，不太好。)
退信原因
1、郵箱地址出現(xiàn)拼寫(xiě)錯(cuò)誤；
2、對(duì)方郵箱已經(jīng)棄用；
3、發(fā)件人自己的郵箱已滿，導(dǎo)致接收不到客戶郵件；
4、信件有可能被對(duì)方的郵箱默認(rèn)為垃圾郵件，而潛在客戶沒(méi)有定期審查垃圾郵件的習(xí)慣；
5、網(wǎng)絡(luò)原因，或者郵箱的穩(wěn)定性不好，導(dǎo)致發(fā)送失敗；
6、客戶國(guó)家過(guò)節(jié)，導(dǎo)致回復(fù)延遲；
7、郵件的標(biāo)題引不起客戶興趣；
8、帶有附件，客戶擔(dān)心病毒，不敢打開(kāi)；
9、附件過(guò)大，不便打開(kāi)，耗用資源，客戶直接刪除；
10、客戶可能不愿意相信免費(fèi)郵箱發(fā)的郵件并與其有郵件往來(lái)，擔(dān)心信息被竊?。?/div>
11、對(duì)客戶無(wú)絲毫了解，產(chǎn)品不對(duì)路；
12、誤讀客戶的求購(gòu)信息，產(chǎn)品不對(duì)路；
13、客戶的求購(gòu)信息發(fā)布已久，目前無(wú)需求；
14、給予對(duì)方的回信不夠及時(shí)，對(duì)方已經(jīng)找到好的買家；
15、不了解自己的優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品和沒(méi)有把握好目標(biāo)客戶，大海撈針，開(kāi)發(fā)信無(wú)針對(duì)性和目的性；
16、開(kāi)發(fā)信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17、錯(cuò)別字，語(yǔ)法錯(cuò)誤太多，理解困難；
18、開(kāi)發(fā)信行文措辭不夠?qū)I(yè)；
19、信件內(nèi)容沒(méi)有做到言簡(jiǎn)意賅并體現(xiàn)自身產(chǎn)品的價(jià)值；
20、對(duì)方國(guó)家擔(dān)心中國(guó)人的產(chǎn)品傾銷，給予高關(guān)稅以制約進(jìn)口，而客戶無(wú)意從中國(guó)進(jìn)口產(chǎn)品；
21、對(duì)方公司已有自己固定的供應(yīng)商；
22、某些客戶發(fā)布求購(gòu)信息的目的單純只是為了考察市場(chǎng)行情；
23、開(kāi)發(fā)信的內(nèi)容無(wú)吸引力；
24、某些客戶可能不愿與中間商（foreign trade（外貿(mào)）公司）談合作事宜；
25、產(chǎn)品價(jià)格無(wú)競(jìng)爭(zhēng)力，報(bào)價(jià)過(guò)高，價(jià)格不在客戶的期望范圍之內(nèi)；
26、對(duì)方對(duì)你的公司與產(chǎn)品缺乏了解，有心理防范作用，擔(dān)心上當(dāng)受騙；
27、某些客戶由于對(duì)產(chǎn)品的需求時(shí)間較急，喜歡更直接的聯(lián)系方式，例如電話，傳真等，但是開(kāi)發(fā)信上沒(méi)有標(biāo)明這些聯(lián)系方式；
28、對(duì)方可能設(shè)置了拒絕接收陌生郵件。

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